Bien préparer un événement durable

  • Pourquoi désigner un responsable durabilité pour organiser un événement durable ?

Aviez-vous désigné un responsable durabilité ? C’est important pour vous assurer que la durabilité est prise en compte dans tous les aspects de l’organisation de l’événement. Le ou la responsable a une vision davantage transversale, fait le lien entre vos objectifs et les aspects opérationnels de l’événement. Il intègre ainsi la durabilité à différents stades et à différents niveaux, de manière cohérente. Un responsable durabilité peut donc vous aider tant sur les aspects pratiques que pour garantir une approche globale cohérente.

  • Comment améliorer l’accessibilité d’un événement durable pour tous les publics ?

Comment comprendre et bien prendre en compte l’accessibilité d’un événement ? Celle-ci se décline de diverses manières : il peut s’agir du prix que coûte la participation à l’événement, la prise en compte de la diversité de la société, l’attention accordée aux personnes porteuses de handicap et aux personnes à mobilité réduite. Pensez donc au public qui serait intéressé par votre événement mais pour qui, en l’état, il est difficile ou impossible de s’y rendre. A partir de cette réflexion et de vos possibilités, vous pourrez voir ce qu’il est possible d’aménager pour faciliter l’accès.

  • Comment réduire le no-show et éviter le gaspillage alimentaire lors d’un événement ?

Le taux de no show à un événement est malheureusement important. Or, vous aviez potentiellement prévu des collations, des boissons, des repas, etc. en fonction du nombre d’inscrits. Et peut-être que votre événement affiche complet, et que de nombreuses personnes sont sur liste d’attente. Prévoyez alors la possibilité pour les participants de se désinscrire : vous pourrez alors adapter les quantités des repas prévus et éviter autant que possible le gaspillage alimentaire. Vous pourrez aussi permettre à certaines personnes très intéressées de pouvoir rejoindre votre événement. 

  • Comment limiter les nuisances d’un événement pour les riverains et protéger l’environnement local ?

Les riverains ne devraient pas subir les conséquences négatives de votre événement. Pensons aux déplacements, lors de l’organisation de l’événement, puis au cours de celui-ci. Les espaces naturels méritent également votre attention : avez-vous pris des mesures pour éviter qu’ils ne soient endommagés par l’organisation ou la tenue de votre événement ?

  • Comment réduire l’impact carbone des déplacements des prestataires d’un événement ?

Des prestataires viennent-ils de l'étranger ? Si des prestataires viennent de l’étranger, encouragez-les à prendre le train plutôt qu’un autre mode de transport. Si l’avion est incontournable, envisagez une compensation de ces émissions de gaz à effet de serre en choisissant bien l’organisation : le greenwashing existe également dans ce secteur.

Choisir le bon lieu pour un événement durable

  • Pourquoi privilégier un site unique ou des lieux proches pour organiser un événement durable ?

Optez quand c’est possible pour un site unique, ou, à défaut, pour des sites géographiquement proches, pour limiter les déplacements de vos participants. Pensez ainsi à certains publics pour qui les déplacements physiques sont compliqués (personnes porteuses de handicap, familles avec enfants en bas âge, personnes âgées, etc.).

  • Comment réduire l’impact des déplacements des participants vers votre événement ?

Encouragez vos participants à recourir à la mobilité douce et aux transports en commun afin de limiter l’impact de leurs déplacements, notamment sur les riverains. En effet, imaginez les besoins en stationnement si chaque participant vient en voiture. Au-delà des problèmes de stationnement, cela pourrait accentuer les problèmes d’embouteillages, de pollution de l’air, les nuisances sonores, … Dès lors, il vaut mieux choisir un site aisément accessible en transports en commun, et les indiquer clairement aux participants pour qu’ils aient bien toutes les informations nécessaires. Au passage, encourager la mobilité douce et choisir un site qui dispose des infrastructures nécessaires (parking vélo, par exemple) est tout aussi positif.

  • Pourquoi le choix du lieu a-t-il un impact sur l’empreinte écologique de votre événement ?

Choisir un site géré de manière à limiter les impacts environnementaux (eau, énergie, déchets, achats, etc.) vous permettra de diminuer l’empreinte écologique de votre événement.

  • Quels équipements éviter pour un événement organisé en extérieur ?

Si votre événement se tient, au moins en partie, à l’extérieur, évitez l’utilisation de générateurs, de systèmes de chauffage et de toilettes chimiques. Des toilettes sèches représentent une alternative plus durable, et qui reste facile d’installation. Quant à chauffer l’air extérieur, rappelez-vous que cela représente également un coût pour votre événement, car il faudra beaucoup de ressources énergétiques pour réussir à réchauffer l’air ambiant…

  • Comment le choix du site peut-il aussi renforcer l’impact social de votre événement ?

Choisir un site dont le gestionnaire met en œuvre une politique sociale (insertion socio-professionnelle, formations, égalité des chances, achats, etc.) vous permettra de contribuer à une économie soucieuse de l’humain.

Adopter une communication plus responsable

  • Pourquoi communiquer sur sa démarche lors de l’organisation d’un événement durable ?

Communiquez sur vos engagements pour expliquer votre démarche : en informant, vous pourrez peut-être intéresser, ou tout simplement sensibiliser, les personnes avec qui vous travaillez pour l’organisation de votre événement. Qui sait, vous pourrez peut-être faire des émules…

  • Comment réduire l’impact environnemental du numérique dans la communication d’un événement ?

Le numérique est tout sauf immatériel : consommation de ressources, d’énergie et d’eau pour la fabrication des appareils, production de déchets, conditions de travail tout au long de la chaîne de fabrication, conservation des données dans des serveurs, eux-mêmes gourmands en énergie et en eau, etc. Utilisez-le donc à bon escient/avec parcimonie.

  • Pourquoi éviter d’imprimer les supports de communication d’un événement ?

Évitez d’imprimer invitations, programmes, présentations, etc. Ces documents n’auront le plus souvent qu’une durée de vie très courte.

  • Comment imprimer de manière plus responsable pour un événement durable ?

Si vraiment l’impression est indispensable, choisissez un papier labélisé (papier recyclé papier issu de forêts gérées durablement), des encres à bases d’eau, une impression en noir et blanc et recto-verso, et si vous recourez aux services d’un imprimeur, une entreprise de travail adapté (il y en a à Bruxelles, en Wallonie et en Flandre).

  • Comment limiter les déchets liés aux badges et aux tours de cou lors d’un événement ?

Organisez-vous pour réutiliser les tours de cou et les badges, afin de ne pas contribuer à la production de déchets facilement évitables et difficilement recyclables. De plus, en les réutilisant pour un prochain événement, vous vous faciliterez la tâche et pourrez économiser sur ce poste.

  • Pourquoi éviter les gadgets publicitaires lors d’un événement durable ?

Évitez les gadgets et le matériel de promotion : ils sont rarement utiles, ont un impact négatif sur l’environnement, sont souvent fabriqués dans de mauvaises conditions de travail et une durée de vie très courte. 

Choisir du matériel plus durable

  • Pourquoi privilégier le matériel déjà disponible pour organiser un événement durable ?

Il vaut mieux utiliser votre matériel ou celui du site : cela permet d’éviter de devoir transporter ce matériel ou de faire des déplacements pour aller acheter ou louer ce qui vous manque. En diminuant le nombre de trajets à effectuer vers le lieu de l’événement, vous générez ainsi moins d’impacts en termes de pollution de l'air, de nuisances sonores, d’encombrements routiers, …etc.

  • Comment choisir du matériel moins énergivore pour un événement durable ?

Attention à la consommation d’énergie du matériel que vous utilisez : certains appareils consomment énormément. La classe de performance énergétique vous guidera dans vos choix : privilégiez les appareils avec un A, un A+ ou un A++. Ils sont peut-être plus chers à l’achat, mais moins à l’usage.

  • Pourquoi acheter du matériel de seconde main ou issu de l’économie circulaire pour un événement ?

Quand vous le pouvez, optez pour des achats de seconde main ou issus de l’économie circulaire : cela évite d’utiliser de nouvelles ressources et soutient souvent l’économie locale.
 

Prévoir une alimentation plus durable

  • Comment éviter le gaspillage alimentaire lors d’un événement durable ?

Le gaspillage alimentaire est un des grands scandales de notre époque. Estimez donc au plus juste le nombre de participants au repas proposé, en tenant compte du no show, et en offrant la possibilité aux participants de se désinscrire afin d’adapter les quantités. Vous pouvez prendre le risque de commander un peu moins de nourriture. Vous pouvez confier les surplus à des associations qui se chargeront de les distribuer aux démunis.

  • Comment adapter l’offre alimentaire d’un événement aux besoins de tous les participants ?

N’oubliez pas les besoins particuliers de certains participants (intolérances alimentaires, convictions religieuses ou philosophiques) qui peuvent être rencontrés dans un plat ou un menu. Qui peut le plus, peut le moins : en offrant un plat ou un menu qui tient compte des besoins particuliers, vous pourrez satisfaire le plus grand nombre.

  • Comment proposer une alimentation plus saine et plus durable lors d’un événement ?

Veillez à ce que le menu proposé prenne en compte la santé des participants (ni trop gras, ni trop salé, ni trop sucré, pas trop de viande, suffisamment de légumes, etc.). Pensez également au respect de l’environnement et des producteurs (pas de poissons menacés, pas trop de viande, produits de saison, bio ou équitables, etc.).

  • Comment réduire les déchets d’emballage liés à la restauration d’un événement ?

Évitez les déchets d’emballages en privilégiant de grands contenants, de préférence réutilisables.

  • Pourquoi faire appel à un traiteur de l’économie sociale pour un événement durable ?

Encouragez l’économie sociale qui vise le développement d’activités économiques productrices de biens ou de services tout en poursuivant une finalité sociale. Le secteur compte de nombreux traiteurs : consultez l’annuaire en ligne pour en trouver un.

Choisir un hébergement plus responsable

  • Comment choisir un hébergement proche et accessible pour un événement durable ?

Conseillez ou choisissez un lieu d’hébergement près du site de votre événement et encouragez les participants à recourir à la mobilité douce ou aux transports en commun. Cela permettra aux participants qui viennent de loin de pouvoir facilement effectuer des transferts (gare ferroviaire puis tram, par exemple) et rejoindre votre hébergement.

  • Comment réduire l’empreinte environnementale de l’hébergement lors d’un événement durable ?

Conseiller ou choisir un lieu d’hébergement géré de manière à limiter les impacts environnementaux (eau, énergie, déchets, achats, etc.) vous permettra de diminuer l’empreinte environnementale de votre événement. Renseignez-vous la prochaine fois, vous pouvez utiliser les check-lists proposées sur ce site pour collecter les informations nécessaires.

  • Pourquoi choisir un hébergement avec une politique sociale pour un événement durable ?

Choisir ou conseiller un lieu d’hébergement dont le gestionnaire met en œuvre une politique sociale (insertion socio-professionnelle, formations, égalité des chances, achats, etc.) vous permettra de contribuer à une économie soucieuse de l’humain.