Een duurzaam evenement goed voorbereiden

  • Waarom een duurzaamheidsverantwoordelijke aanstellen om een duurzaam evenement te organiseren?

Heeft u een duurzaamheidsverantwoordelijke aangesteld? Dat is belangrijk om ervoor te zorgen dat duurzaamheid in alle aspecten van de organisatie van uw evenement aan bod komt. De verantwoordelijke heeft een meer transversale visie en vormt de schakel tussen uw doelstellingen en de operationele aspecten van het evenement. Zo integreert hij op een coherente manier duurzaamheid op verschillende momenten en niveaus. Een duurzaamheidsverantwoordelijke kan u dus op praktisch vlak ondersteunen en zorgen voor een samenhangende, globale aanpak.

  • Hoe maakt u een duurzaam evenement toegankelijker voor iedereen?

Wat wordt er bedoeld met de toegankelijkheid van een evenement en hoe kan u er rekening mee houden? Toegankelijkheid kent verschillende vormen: het kan gaan om de deelnameprijs van het evenement, het rekening houden met de diversiteit van de samenleving, en de aandacht voor personen met een handicap en personen met beperkte mobiliteit. Denk daarom ook aan mensen die mogelijk geïnteresseerd zijn in uw evenement, maar voor wie het in de huidige situatie moeilijk of onmogelijk is om eraan deel te nemen. Vanuit deze reflectie en binnen uw mogelijkheden kan u bekijken welke aanpassingen de toegang kunnen verbeteren.

  • Hoe kunt u no-shows beperken en voedselverspilling bij een evenement voorkomen?

Het no-showpercentage bij een evenement is helaas vaak hoog. Nochtans hebt u mogelijk snacks, dranken, maaltijden etc. voorzien op basis van het aantal inschrijvingen. Misschien is uw evenement zelfs volzet en staan er heel wat mensen op de wachtlijst. Voorzie daarom in de mogelijkheid voor deelnemers om zich uit te schrijven. Zo kunt u de voorziene maaltijden aanpassen en voedselverspilling zoveel mogelijk vermijden. Tegelijk geeft u geïnteresseerde personen de kans om alsnog deel te nemen aan uw evenement.

  • Hoe beperkt u de hinder van een evenement voor buurtbewoners en beschermt u de lokale omgeving?

Buurtbewoners mogen geen negatieve gevolgen ondervinden van uw evenement. Denk bijvoorbeeld aan verplaatsingen, zowel tijdens de organisatie als tijdens het evenement zelf. Ook de natuurlijke omgeving verdient je aandacht: hebt u maatregelen genomen om te voorkomen dat ze beschadigd raken door de organisatie of het verloop van uw evenement?

  • Hoe verlaagt u de C02-uitstootvan de verplaatsingen van dienstverleners voor een evenement?

Als sprekers uit het buitenland komen, moedig hen dan aan om de trein te nemen in plaats van een ander vervoermiddel. Als het vliegtuig onvermijdelijk is, overweeg dan om deze uitstoot van broeikasgassen te compenseren en kies daarbij zorgvuldig de organisatie: ook in deze sector bestaat greenwashing.

De juiste locatie kiezen voor een duurzaam evenement

  • Waarom kiezen voor één locatie of voor locaties dicht bij elkaar om een duurzaam evenement te organiseren?

Kies indien mogelijk voor één locatie of, als dat niet haalbaar is, voor locaties die geografisch dicht bij elkaar liggen, om de verplaatsingen van de deelnemers te beperken. Denk daarbij ook aan doelgroepen voor wie fysieke verplaatsingen moeilijk zijn (personen met een handicap, gezinnen met jonge kinderen, ouderen etc.).

  • Hoe kunt u de impact van de verplaatsingen van deelnemers naar uw evenement beperken?

Moedig de deelnemers aan om gebruik te maken van zachte mobiliteit en het openbaar vervoer om de impact van hun verplaatsingen te beperken, onder meer voor de buurtbewoners. Denk bijvoorbeeld aan de parkeernoden als de deelnemers met de auto komen. Naast parkeerproblemen kan dit ook leiden tot meer files, luchtvervuiling en geluidsoverlast. Kies daarom bij voorkeur voor een locatie die vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer en geef deze informatie duidelijk mee aan de deelnemers, zodat ze over alle nodige informatie beschikken. Het stimuleren van zachte mobiliteit en het kiezen van een locatie met de nodige infrastructuur (zoals een fietsenstalling) is bovendien een pluspunt.

  • Waarom heeft de keuze van de locatie invloed op de ecologische voetafdruk van uw evenement?

Kies voor een locatie met een beperkte milieu-impact (water, energie, afval, aankopen etc.). Zo kunt u de ecologische voetafdruk van uw evenement verkleinen.

  • Welke voorzieningen vermijdt u best bij een evenement in openlucht?

Als uw evenement (deels) buiten plaatsvindt, vermijd dan het gebruik van generatoren, verwarmingssystemen en chemische toiletten. Droogtoiletten vormen een duurzamer alternatief en zijn bovendien eenvoudig te installeren. Het verwarmen van de buitenlucht vraagt veel energie en brengt dus ook een kost met zich mee voor uw evenement.

  • Hoe kan de keuze van de locatie ook de sociale impact van uw evenement versterken?

Kies voor een locatie waarvan de beheerder een sociaal beleid voert (socio-professionele integratie, opleidingen, gelijke kansen, aankopen etc.). Zo draagt u bij aan een mensgerichte economie.

Duurzamer communiceren

  • Waarom communiceren over uw aanpak bij de organisatie van een duurzaam evenement?

Communiceer over uw engagementen om uw aanpak te duiden: door te informeren kan u misschien interesse wekken of eenvoudigweg bewustzijn creëren bij de mensen met wie u samenwerkt. En wie weet inspireert u er anderen mee…

  • Hoe vermindert u de milieu-impact van digitale communicatie bij een evenement?

Vermijd het afdrukken van uitnodigingen, programma’s, presentaties etc. Deze documenten hebben meestal maar een zeer korte levensduur.

  • Waarom vermijdt u best het afdrukken van communicatiemateriaal voor een evenement?

Vermijd het afdrukken van uitnodigingen, programma’s, presentaties enzovoort. Deze documenten hebben meestal slechts een zeer korte levensduur.

  • Hoe kunt u op een meer verantwoorde manier printen voor een duurzaam evenement?

Als afdrukken echt noodzakelijk is, kies dan voor gelabeld papier (gerecycleerd papier of papier uit duurzaam beheerde bossen), inkt op waterbasis, zwart-wit en dubbelzijdig afdrukken. Als u een beroep doet op een drukker, overweeg dan een sociaal bedrijf (in Vlaanderen, Brussel en Wallonië).

  • Hoe beperkt u afval van badges en lanyards (sleutelkoorden) tijdens een evenement?

Zorg dat u lanyards (sleutelkoorden)en badges kan hergebruiken. Zo draagt u niet bij aan de productie van gemakkelijk te vermijden en moeilijk te recycleren afval. Door ze bij een volgend evenement opnieuw te gebruiken, maakt u het uzelf bovendien makkelijker en bespaart u op deze kostenpost.

  • Waarom vermijdt u best promotionele gadgets op een duurzaam evenement?

Vermijd gadgets en promotiemateriaal: ze zijn zelden nuttig, hebben een negatieve impact op het milieu, worden vaak onder slechte arbeidsomstandigheden geproduceerd en hebben een zeer korte levensduur.

Duurzamer materiaal kiezen

  • Waarom kiest u best voor materiaal dat al beschikbaar is om een duurzaam evenement te organiseren?

Gebruik bij voorkeur uw eigen materiaal of dat van de locatie: zo vermijdt u extra transport of verplaatsingen om ontbrekende spullen aan te kopen of te huren. Door het aantal ritten naar de evenementlocatie te beperken, vermindert u de impact op luchtvervuiling, geluidsoverlast, verkeersdrukte etc.

  • Hoe kiest u energiezuiniger materiaal voor een duurzaam evenement?

Let op het energieverbruik van het materiaal dat u gebruikt. Zoals bekend verbruiken sommige apparaten enorm veel energie, en het energielabel... Let op het energieverbruik van het materiaal dat u gebruikt: sommige apparaten verbruiken enorm veel. De energie-efficiëntieklasse helpt u bij uw keuzes: geef de voorkeur aan apparaten met een A, A+ of A++. Ze zijn misschien duurder in aanschaf, maar goedkoper in gebruik.

  • Waarom kiezen voor tweedehandsmateriaal of materiaal uit de circulaire economie voor een evenement?

Kies indien mogelijk voor tweedehandsaankopen of producten uit de circulaire economie: zo vermijdt u het gebruik van nieuwe grondstoffen en steunt u vaak de lokale economie.

Duurzamere voeding voorzien

  • Hoe voorkomt u voedselverspilling tijdens een duurzaam evenement?

Voedselverspilling is een van de grote schandalen van onze tijd. Schat daarom zo nauwkeurig mogelijk het aantal deelnemers in voor de maaltijden, houd rekening met no-shows en geef deelnemers de mogelijkheid zich uit te schrijven, zodat u de hoeveelheden kan aanpassen. U kan het risico nemen iets minder eten te bestellen of u kan eventuele overschotten schenken aan organisaties die het verdelen onder minderbedeelden.

  • Hoe stemt u het voedingsaanbod van een evenement af op de behoeften van alle deelnemers?

Denk aan specifieke behoeften van sommige deelnemers (zoals voedselintoleranties, religieuze of filosofische overtuigingen) die van invloed kunnen zijn op een gerecht of menu. Less is more: door een enkel gerecht of menu aan te bieden dat rekening houdt met deze specifieke behoeften, kan u een groot aantal deelnemers tevredenstellen.

  • Hoe biedt u gezondere en duurzamere catering aan tijdens een evenement?

Zorg voor een gezond menu (niet te vet, niet te zout, niet te zoet, niet te veel vlees, voldoende groenten etc.). Denk ook aan het milieu en de producenten (geen bedreigde vissoorten, niet te veel vlees, seizoensproducten, biologisch of fairtrade etc.).

  • Hoe vermindert u verpakkingsafval bij de catering van een evenement?

Vermijd verpakkingsafval door grote en bij voorkeur herbruikbare verpakkingen te gebruiken.

  • Waarom kiezen voor een cateraar uit de sociale economie voor een duurzaam evenement?

Bevorder de sociale economie, die gericht is op de ontwikkeling van economische activiteiten die goederen of diensten produceren en tegelijk een sociaal doel nastreven. De sector telt veel cateraars: raadpleeg de online gids om er een te vinden.

Een meer verantwoorde accommodatie kiezen

  • Hoe kiest u een nabijgelegen en toegankelijke accommodatie voor een duurzaam evenement?

Beveel deelnemers een accommodatie in de buurt van je evenement aan of kies deze zelf, en moedig hen aan om gebruik te maken van zachte mobiliteit of het openbaar vervoer. Dit maakt het voor deelnemers van verder weg gemakkelijker om zich naar het verblijf te verplaatsen (bijvoorbeeld met de trein en de tram).

  • Hoe vermindert u de milieu-impact van accommodatie tijdens een duurzaam evenement?

Een accommodatie kiezen of aanbevelen die milieuvriendelijk wordt beheerd (water, energie, afval, aankopen enz.), helpt om de milieu-impact van het evenement te verkleinen. Informeer u hierover een volgende keer: u kan de checklists op deze website gebruiken om de nodige informatie te verzamelen.

  • Waarom kiezen voor een accommodatie met een sociaal beleid voor een duurzaam evenement?

Een accommodatie kiezen of aanbevelen waarvan de beheerder een sociaal beleid voert (zoals socio-professionele integratie, opleidingen, gelijke kansen, aankopen enz.) helpt u bij te dragen aan een mensgerichte economie.